Аудит и документация системы менеджмента качества (СМК).

• Главная
• >    Руководителю
• >   Аудит и документация системы менеджмента качества (СМК).

   Получить необходимую информацию, которая может стать свидетельствами, относящаяся к критериям аудита, удается с помощью методов наблюдений и опросов. Собранные при аудите свидетельства аудитор сопоставляет с критериями аудита, чтобы получить выводы, которые могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита. Получить окончательные выводы аудита удается посредством методов доказательства, анализа и оценивания.
 
   Источниками информации, из которых в конечном итоге извлекаются объективные свидетельства аудита для их последующей обработки соответствующими методами аудита, служат: различные документы СМК, сами проверяемые сотрудники, рабочие места и места отдыха сотрудников и иные объекты аудита. Для получения необходимых свидетельств аудита в полном объеме аудиторы должны уметь работать с любым из источников информации, каждый из которых становится индивидуальным объектом аудита.

Документация СМК.

    Первым таким объектом, требующим от проверяющего разработки нетривиальных приемов аудита в отношении соответствия  ГОСТ ISO 9001-2011, представляется документация СМК. Документация СМК представляет собой комплект документов, в рамках которых предприятие заявляет о том, какие требования стандарта и каким образом оно намерено реализовать в СМК.

Чтобы документация гарантировала соответствие продукции потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон необходимо учитывать следующие аспекты:

1.  требования всех заинтересованных сторон;
2.  требования международных, национальных стандартов и стандартов организации;
3.  требования законов и регламентов;
4.  решения руководства предприятия;
5.  информационные источники внешнего порядка;
6.  ожидания и потребности заинтересованных сторон.

   Необходимо также понимать разницу между документацией по качеству и документацией по подтверждению качества, которые включают в себя отчеты или записи о качестве. Запись – это документ, свидетельствующий о результатах деятельности организации в отношении качества.Чтобы понять, какое место в иерархии документов занимает данная документированная процедура, необходимо определить структуру документов, которая необходима для функционирования действующей СМК.

Структура документации СМК.
 

Первый уровень.

   Внутри структуры документации системы менеджмента документом первого порядка является «Политика руководства организации в области качества». Несмотря на явную краткость документа, он является определяющим в части качества, по нему обычно судят об отношении  руководства предприятия к качеству продукции или выполняемых услуг. Все документы СМК должны быть полностью согласованы с Политикой и целями в отношении качества. Несоответствие с Политикой в области качества недопустимо. Политикой предприятия в сфере информирования определяется доступ к СМК предприятия его сотрудников и иным заинтересованным сторонам.
 
   Следующий документ СМК по иерархии - Руководство по качеству, оно должно быть разработано в соответствии с Политикой и целями в сфере качества. Эти два документа составляют первый уровень документации СМК.

Документация первого уровня реализует вопросы:

А. Цели в области качества, которые ставит руководство.
Б. Задачи, которые необходимо решить руководству для достижения обозначенных целей.
В. Каким образом  руководство организации обеспечивает решение вышеобозначенных задач.

Второй уровень.

   Во второй уровень документов СМК входят документированные процедуры управления - им подчинены все основные процессы всей организации.
 
Второй  уровень документации определяет: Кем, в каком месте, на основании какого порядка, руководствуясь какими документами и требованиями,  взаимодействуя с какими специалистами или подразделениями, организация исполняет требования системы качества, осуществляя свою деятельность в пределах реализации Политики в области качества.

Третий уровень.

   Третий уровень составляют документированные процедуры управления отдельных подразделений организации.
 
Третьим уровнем документов, объединяющим два подуровня, определяется:

Первый подуровень:

1. Порядок, взаимодействие, требования, сроки, способ  выполнения требований ГОСТ ISO 9001- 2011 конкретными подразделениями.
2. Способ документального подтверждения факта исполнения указанного порядка.

Второй подуровень:

Способ исполнения конкретной операции сотрудником на его рабочем месте и фиксации ее фактического выполнения

Чётвертый уровень.

    Четвертый уровень – документация, подтверждающая качество и включающая оперативные отчетные данные, в том числе  положения о структурных подразделениях, нормативные и технические документы, а также должностные инструкции, организации (предприятия), устав, организационная структура образуют базовый уровень.
 
Четвертый уровень указывает на: Предметное подтверждение факта исполнения работ в соответствии с конкретными требованиями ГОСТ ISO 9001–2011.

Базовый уровень сформирован:

А. Документами, определяющими требования к планированию, реализации основной деятельности организации, ее подразделений и конкретных исполнителей, свойствам продукции, технологическим процессам, контролю и испытаниям;
Б. Законодательной базой, включающей в себя документы правового характера.
 
Вопросы, раскрываемые документацией базового уровня: 
 
А. Планы предприятия и его отдельных подразделений в отношении реализации Политики в области качества.
Б. Определение работ и их исполнители для разрешения поставленных задач.
В. Правила документирования действительного выполнения работ в формах, установленных предприятием.
Г. Четкие требования к свойствам  продукции, технологическим процессам, контролю и испытаниям которые необходимо неукоснительно выполнять.
Д. Требования текущего законодательства, имеющего отношение к осуществлению деятельности организации.

В ходе документирования СМК необходимо заострять внимание на управляющих процедурах, так как:

1. Эти процедуры распределяют ответственность и полномочия;
2. В них описана техника управления основанная на критериях качества;
3. Данные процедуры  анализируются и контролируются в ходе проверок СМК.