Методы работы аудитора. Часть первая.
Главная >
Аудитор в своей работе должен владеть основными методами, для каждого из которых далее рассматриваются краткое определение и основные особенности применения.
Наблюдение.
Наблюдением признают констатацию факта, сделанную в процессе аудита, при условии, что она основана на объективном доказательстве.
Строить наблюдение необходимо на осмотре, ознакомлении и изучении объекта аудита в его обследовании. Наблюдение включает все аспекты получения и интерпретации получаемой аудитором информации. Зрительное восприятие аудитора является основным средством наблюдения, т.е. получение информации с помощью глаз.
Для успешного применения метода наблюдений аудитор должен развивать у себя наблюдательность, т.е. способность замечать мелкие, ускользающие от других частности, подробности фактов, событий и явлений, имеющих отношение к объектам аудита (например, внешний вид и условия хранения документов, состояние и качество содержания рабочих мест и т. п.). Аудитор должен обладать пытливым взглядом и замечать «тайное» также хорошо, как и явное.
Опрос.
Опросом называют метод извлечения начальной информации об аудируемом объекте в форме вопросов и ответов. Опрос можно проводить в виде анкетирования или непосредственно беседы с сотрудником подразделения подвергаемому проверке.
Для успешного извлечения нужной информации в ходе беседы прежде всего необходимо детализировать предмет беседы так, чтобы в нем не осталось никаких неясностей для проверяемой стороны.
Техника организации беседы. Рекомендации.
1.Выбирать собеседника лучше из числа сотрудников, непосредственно осуществляющих аудируемую деятельность.
2.Планировать беседу необходимо таким образом, чтобы она касалась:
- только этого работника;
- только выполняемой работником процедуры (будь то документированность или соответствие практике в работе);
- тех средств труда, которые используются работником в лично его работе;
- тех материалов, которые использует в своей работе работник.
3.Сообщать работнику до начала беседы ее тему и порядок.
4.Отводить необходимое количество времени на беседу. По возможности необходимо исключить помехи извне (посетители, телефонные звонки и т. п.).
5.Аудитор может останавливать работника, только случае явного отклонение от темы вопроса. Но у собеседника не должно складываться ощущения, что его информация не значительна.
6.В случае проведения беседы в присутствии ряда аудиторов вопросы должен задавать преимущественно один из них, другой же может конспектировать детали беседы. Техника беседы предполагает правильную формулировку вопросов. Открытый и разъясняющий типы вопроса для аудитора являются наиболее предпочтительными. Наводящие, утверждающие, альтернативные и затрудняющие общение вопросы использовать не рекомендуется. Абсолютно недопустимыми являются персонифицирующие вопросы.
7.Проводя беседу аудитор должен осознавать, что объективными можно признавать только те свидетельства, которые подтверждены фактами. Иначе их характер необходимо признать субъективными и не могут быть привлечены к анализу и оцениванию.
8.Вопросы или обращения необходимо формулировать таким образом, чтобы они начинались, словами «Что?» (предмет обсуждения), «Кто?» (должностное лицо выполняющее обсуждаемую работу), «Где?» (место нахождения доказательства), «Когда?» (время действия), «Как?» (методы и способы работы), «Почему?» (причины события), "Покажите» (наглядные доказательства той информации содержащейся в ответах собеседника).
9.Терминология аудитора должна быть понятной для собеседника. Аудитор должен быть уверен, что собеседник его понимает.
10.Не стоит проводить слишком долгих бесед, на рабочем месте, так как может вызывать чрезмерную нервозность аудируемого лица. Детали целесообразно выяснять в отдельных кабинетах, для лучшей концентрации на предметной беседе.
11.В завершении беседы аудитор подытоживает собранную в процессе информацию; анализирует ее, сопоставляя с информацией, коллег аудируемого лица и собственными наблюдениями, формулирует основные (как позитивные, так и негативные) впечатления об объекте аудита.
Контрольный лист.
Несоответствия выявленные в ходе беседы обязательно фиксируются аудитором, обязательно ссылаясь на наблюдаемый пункт требований. При использовании аудитором контрольного листа с заранее заготовленными вопросами, в случае если он был подписан обеими сторонами, можно считать данный документ протоколом аудита.
Контрольный лист разрабатывается аудитором и согласовывается с руководителем аудиторской группы. Основу для разработки вопросника составляют документы СМК, на соответствие которым планируется аудит. Выстроенные в определенной логической последовательности вопросы служат своеобразным «путеводителем» для аудитора при обследовании им объекта аудита. При составлении контрольных вопросов стремятся к тому, чтобы число их было минимальным, но вместе с тем достаточным для решения задач, поставленных при обследовании объекта аудита.
Контрольный лист особенно полезен начинающему аудитору, чтобы приучиться к определенной методике работы. Контрольный лист является средством координации работ нескольких аудиторов по одним и тем же вопросам. Тем не менее, контрольный лист не должен ограничивать аудитора в вопросах. Дополнительные вопросы не только разрешены, они просто необходимы.
Методы работы аудитора. Часть вторая.